بهترین ترفندهای جیمیل را از دست ندهید

آشنایی با ترفندهای جیمیل به شما کمک می کند تا بتوانید از امکانات این سرویس گوگل بهتر و بیشتر استفاده کنید. با وجود شبکه های اجتماعی مختلف، محبوبیت سرویس جیمیل کاهش پیدا نکرده و افراد زیادی با اهداف مختلف از آن استفاده می کنند. اما جیمیل فراتر از یک سرویس ساده گوگل است که ما هر روز از آن استفاده می کنیم. اگر شما هم از کاربران دائمی جیمیل هستید و هر روز بارها برای ارسال یا دریافت فایل های مختلف از آن استفاده می کنید، بهتر است در این مطلب همراه ما باشید.

بهترین ترفندهای جیمیل

۱- بازگرداندن ایمیل ارسال شده

اشتباه در ارسال ایمیل، بسیار رایج است. یک نظر سنجی تحت نظر CBS نشان داده است که حدود ۳۲ درصد از افراد در ارسال ایمیل اشتباه می کنند. از آنجا که اغلب مواقع فایل ها و مطالب مهم و محرمانه توسط سرویس جیمیل ارسال می شود، اشتباه فرستادن ایمیل ها، مشکلات زیادی را برای افراد به همراه دارد. بنابراین گوگل برای حل این مشکل یک قابلیت به سرویس جیمیل استفاده کرده که شما می توانید تا ۳۰ ثانیه پس از ارسال ایمیل آن را بازگردانید. برای این کار از قسمت تنظیمات یا Setting گزینه “Undo Send” را فعال کنید.

۲- نمایش همه ایمیل ها در یک تب

نمایش همه ایمیل ها در یک تب ، از دیگر ترفندهای جیمیل برای ساده سازی کار با آن است. اگر ترجیح می دهید به جای دریافت ایمیل در دسته های مختلف مثل اجتماعی و تبلیغات، همه ایمیل ها را در یک دسته یا تب دریافت کنید، باید بدانید که جیمیل این امکان را در اختیار شما قرار داده است. برای اینکه همه ایمیل های خود را در یک تب ببینید، کافی است وارد تنظیمات جیمیل شده و از آن جا در تب Inbox تیک گزینه های Social و promotional را انتخاب نمایید. با این کار می توانید تمام ایمیل های آن دسته ها را در یک تب ببینید.

۳- نمایش تعداد ایمیل در صفحه

این قابلیت سرویس جیمیل برای افرادی که روزانه ایمیل های زیادی دریافت می کنند، از مهم ترین ترفندهای جیمیل است. جیمیل این اجازه را به شما می دهد تا در هر صفحه از صندوق ورودی، تعداد بیشتر ایمیل را مشاهده کنید. برای تنظیم این آپشن به تنظیمات جیمیل خود بروید و از تب General در قسمت Maximum page siza از منوی کشویی اعداد، حداکثر تعداد مورد نظر نمایش جیمیل در هر صفحه را مشخص کنید.

۴- استفاده از کلیدهای میانبر

استفاده از کلیدهای میانبر همواره برای کاربران کامپیوتر، باعث راحتی بوده است. این موضوع در مورد جیمیل هم صدق کرده و شما می توانید با استفاده از کلیدهای میانبر به سادگی از سرویس جیمیل استفاده کنید. اما برای اینکه این قابلیت جیمیل برای شما فعال شود، باید به تنظیمات جیمیل رفته و از سربرگ عمومی یا General گزینه Keyboard Shortcuts را در حالت On قرار دهید. سپس می توانید با استفاده از کلیدهای میانبری که در اینجا معرفی می کنیم، با سرعت بیشتری امور مربوط به سرویس جیمیل را انجام دهید. برخی از کلیدهای میانبر سرویس جیمیل به صورت زیر است :

• کلید J ایمیل قبلی را باز می کند.
• کلید K ایمیل بعدی را باز می کند.
• کلید E وظیفه آرشیو کردن یک ایمیل را دارد.
• کلیدهای ترکیبی Shift + # یک ایمیل را به زباله دان یا Trash منتقل می کند.
• کلید / به شما اجازه تایپ در نوار جستجو را می دهد.
• کلید A به تمام افرادی که ایمیل مورد نظر برایشان ارسال شده، پاسخ می دهد.
• کلید R به منظور پاسخ دهی تنها به یک ایمیل کاربرد دارد.

مقاله پیشنهادی : بهترین افزونه های گوگل کروم

۵- پاسخگویی خودکار به ایمیل ها

ممکن است شما نتوانید برای مدتی به صندوق ورودی ایمیل های خود دسترسی داشته باشید و از طرفی عدم پاسخگویی به مخاطبان برای آن ها خوشایند نباشد. بنابراین می توانید با استفاده از ترفندهای جیمیل و قابلیت پاسخگویی خودکار جیمیل ، این مشکل را حل کنید. برای فعال سازی این امکان باید از قسمت Settings گزینه Vacation responder را در حالت On قرار دهید. سپس با تعیین بازه زمانی، مشخص کنید که ارسال ایمیل های خودکار از چه روزی و تا چه روزی انجام شود. در فیلد بعدی موضوع ایمیل ها و در آخر متن ایمیل ارسالی را تایپ کنید. در انتهای کار تغییرات را ذخیره نمایید. از این پس در بازه زمانی مشخص شده ایمیلی با موضوع و متن دلخواه شما در پاسخ به مخاطبین ارسال خواهد شد.

۶- استفاده پیشرفته از فیلد جستجو

از دیگر ترفندهای جیمیل که می تواند عملکرد آن را بهبود بخشد و استفاده از آن را برای شما به مراتب ساده تر کن، امکان جستجوی پیشرفته با استفاده از فیلد جستجوی سرویس جیمیل است. در هر وب سایت و سرویسی که از آن استفاده می کنید، فیلد و گزینه ای برای جستجو وجود دارد. اما یکی از پیشرفته ترین فیلدهای جستجو متعلق به سرویس جیمیل است. شما می توانید در فیلد جستجو با تایپ عبارت های خاص به ایمیل های مورد نظر خود دسترسی داشته باشید.
در واقع با تایپ کلمه یا عبارتی از متن یک ایمیل، می توانید به ایمیل هایی که شامل آن کلمه یا عبارت هستند، دسترسی داشته باشید. اما امکان جستجوی پیشرفته در این سرویس این امر را ساده تر کرده است. در ادامه برای درک بهتر این مسئله مثال هایی ذکر کرده ایم.

با جستجوی عبارت from: contact name ایمیل های دریافتی از نام وارد شده به جای contact name برای شما نمایش داده می شود.

با جستجوی عبارت to: contact name ایمیل های ارسالی به نام وارد شده به جای contact name به شما نشان داده می شود.

وارد کردن عبارت Is : Read ایمیل های خوانده شده را جستجو می کند.

و…

اما می توان جستجوی ایمیل ها را از این حد نیز فراتر برد. به عنوان مثال با جستجوی عبارت after : 2018/4/7 before : 2018/9/11 تمام ایمیل هایی را که در باززه زمانی مشخص شده دریافت کرده اید را مشاهده نمایید.

با توجه به ترفندهای جیمیل می توانید از این سرویس گوگل استفاده بهینه داشته و از قابلیت های آن بیشتر استفاده کنید. علاوه بر قابلیت هایی که مطرح شد، شما با کدام یک از امکانات جیمیل آشنا هستید؟ با ارائه آن ها به سایر کاربران در استفاده بهتر از جیمیل کمک کنید.